本と読書をめぐる冒険


by silverspoonsjp
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会議の運営~ワールドコンを終えて

皆様こんばんはー。

勝手に1年のまとめモードに入っております銀の匙です。
(っていうか、画像のアップロードが異常に重いためヨーロッパ編が投稿出来ないので、単につなぎ記事だったりする)

さて、今夏までご愛顧頂いておりましたワールドコンも無事終了し、先日、記録の残し方についての会議がありました。今はwebという便利なものがあるから、お金を使って報告書をまとめなくてもいいのは助かりますよね。それに、誰でも参照できますし。

そういえば、期間中に考えたこともいろいろありました。書きとめとかないと忘れちゃうなあと思い、この機会に備忘のためにエントリーします。

題して、今後ワールドコンをやりたい方のために。
もとい
不特定多数の参加者のあるイベントを運営するための覚え書き。

今回、誘致が決定してから運営に参加したので、期間は都合1年ちょいでしたし、手伝ったのは主に翻訳で実務はアシスタント程度でしたが、それでも得たものはたくさんありました。Nippon2007は1回きりですが、今後、類似の事をするときのポイントは、大体似てると思います。

1 会には会長の他に、事務局長を置くべし。

・当たり前みたいですが絶対必要です。意外に置いてない準備会って多いですよね。
 会長はカリスマ性があればOK。で、内部のしきりは誰か別の人がした方がいいです。
 特に、ミーティングがある会だと、会長がいつも参加できる訳じゃないので、代わりが出来る人がいないと困ります。

2 最初に記録について考えておくべし。

・何かイベントをしたとき、記録を残すことは大事です。記録係を任命するか、参加者に記録してもらえるように、段取りつけといた方がいいですね。日本SF大会の参加申し込み書を見たとき感心したんですけど、予め、記録を取ったり公表したりする旨、断り書きがきちんと記されてます。後から許可を取るのは大変ですからね~。

3 まずは通訳の確保を!

・海外からの参加者が多い会をするつもりなら、まずは英語の出来る人をかき集めておくべきです。そうすれば日本語が出来ない人もスタッフとして参加しやすいし、日本語しか出来ない人も参加しやすくなります。今回は当日たくさん助っ人が来てくれて嬉しかったけど、準備段階で集まれば、もっとコミュニケーションが取れたはずなので残念です。逆に言うと、イベントの種類にもよりますが、英語ができる人のスタッフ参加があまり見込めない場合には、イベント自体が時期尚早なのかも…。

4 会議運営の注意点

・予め議題のレジュメを告知する。
ボランティアベースの場合、準備会の機会自体が少ないので、何を話し合うかは予め告知しておく必要があります。来られない人も意見が出せますし。
運営の中心メンバーが議題を出すならそれでも良し。
広く募るなら、○日前までに議題を送れ、と予告しておかないと、まとめる人がキレますので要注意。

・参加表明をする。
特にイベント開催が近くなってくると、誰が会議に来るか把握するのは結構重要。
私は、スタッフになるなら例会は絶対出席、というような会は、どうせ出席できっこないので最初からパスしてますが(そういう体育会的な雰囲気も苦手だし…)
参加のハードルが低いと来ない人も多いので、最低、数日前に、出席か欠席かを告知する、参加表明を出してもらうようにするといいんじゃないかなと思います。

また、イベント開催日が決まっているなら、準備会議の日程と場所も、すべて押さえて知らしめておいた方が、参加する側にはたすかります。


・議事録を取って、公開する。
スタッフ全員ミーティング強制参加の場合は必要ないかも。後から記録にはなりますけど。

・日本語ができない参加者がいる場合は、通訳をつける。
 議事が多少遅くなっても、少数者に配慮すると会の雰囲気が良くなります。
 貴重な意見も聞ける。

・責任者は会議に遅れない。
 私は全く人の事は言えません、ハイ。が、何の会議でも議事進行係が遅刻するとだれることは事実。そのために、進行係は複数作っとくのです。

5 情報公開

・ささいなことでも、こまめに告知をするのが良いと思います。公のイベントだと、決まるまでは発表できないこともたくさんあると思うんですが、参加費を徴収してるとなれば、徴収された側は細かい事にも敏感になります。「○月公表を目指して確認作業をしています」だけでも良いんですよね。この係にマメな方や時間が取れる人が入るだけで、運営自体が変わってくるのは不思議なものです。

・さすがだと思ったのは、お仕事で広報をされてる方が、イベントが終わった後の御礼について言及されてたことです。確かに、イベント終了後すぐにお礼の挨拶が来ると、すごく心証が良くなりますよね。

6 メーリングリスト

・メールの使い方というのはまだ統一ルールがないので、難しいですよね…。イベントの実施が近くなると大量のメールが飛び交うんですが、中には個人宛のが混じってたりします。個人アドレスを知らない場合もあるので構わないんだけど、そういうときは○○様宛、とか件名に書いてあると助かります。

・メーリングリストの一番困るところは、メールを書いたら書きっぱなしになって、誰も処理しないということです。それが証拠に、メールに「この件についてご意見お待ちしてます」と書いて、意見が出た試しがありません(苦笑)。

掲示板なら管理人さんがいるんだけど…。メーリングリストだけなら、メールマスター(?)が必要なのかも。

7 イベント当日について

・今回は、参加予定人数に対してスタッフの数が少ないというのが最大のネックでした。交代シフトも敷けないし…。「300」状態になるとやはり討ち死にモードに入りがちです。なぜこうなったかは個別の問題だと思うので触れません。ですが、スタッフの数に見合った規模のイベントにするしかないので、規模が膨らみそうなら、死にものぐるいでスタッフを集めるしかないんでしょうね…。先に入場して買い物できるとか、入場費割引とか、何らかの特典があれば、人も集めやすいんでしょうけど、ワールドコンの精神に反するので今回はやりませんでした。

仄聞によれば、イベント当日、本部とは別に「すぐやる課」みたいな緊急対処チームを置くイベントもあったとか。
・会場が広い場合には、誰がスタッフかが遠目で分かる工夫はやっぱり必要ですね。

8 その他

・会の規模が大きくなるほど雑音も入るし、面倒ごとも必ずと言って良いほど増えます。責任者の立場は辛いところです。そういうときの対処の仕方に個性がでるなあと思います。

上手く対処する人もいれば、パニックになる人もいるし、投げ出したくなる人もいるだろうし…。

私はイベントでまとめ役になったことはないけど、別の機会でなったときの経験からいうと、細則は柔軟に、でも軸はぶれないように、を基本にするのが良かったみたいです。軸の部分で人を説得するのは難しいものがありますが、後から振り返ってみて、譲ってはいけない部分を譲ったり妥協すると、結局後悔するし、全体に上手く行かないことが多いです。

そのときこそ、事務局長とか副会長とか、そういう立場の人が的確に意見を言える人だと良いですね。

役に立つのか立たないのかわかんないエントリーですが、まずはこの辺で…。
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by silverspoonsjp | 2007-11-27 23:54 | プチ日記